Modul de Gestionare a Sesizărilor și Sarcinilor – Platformă Web

Descriere Generală Modulul de gestionare a sesizărilor și sarcinilor este o soluție completă dezvoltată pe o platformă web, concepută pentru a eficientiza comunicarea și soluționarea rapidă a problemelor raportate de cetățeni către instituții publice, administrații locale sau organizații. Cu funcționalități robuste și integrate, acest modul asigură o gestionare precisă și transparentă a sesizărilor, alocarea automată a sarcinilor și o comunicare eficientă prin notificări în timp real, inclusiv prin SMS, e-mail și notificări push.

Funcționalități Cheie

  1. Gestionarea Sesizărilor
    • Creare și raportare sesizări: Cetățenii pot crea sesizări direct pe platformă, completând un formular intuitiv care permite adăugarea de titlu, descriere detaliată, fișiere atașate (imagini sau documente) și selectarea locației pe o hartă interactivă. Sistemul folosește geocodare avansată pentru a transforma adresele în coordonate GPS precise, permițând ajustări manuale pentru o localizare exactă.
    • Vizualizare și filtrare: Toate sesizările sunt afișate într-un dashboard interactiv, cu opțiuni avansate de filtrare și sortare. Utilizatorii pot căuta sesizările după criterii diverse, cum ar fi categorie, prioritate, status sau data de creare, pentru o monitorizare ușoară și eficientă.
    • Categorisire și prioritizare: Sistemul permite adăugarea de categorii personalizate pentru sesizări și setarea priorităților (normală, ridicată, urgentă) pentru a asigura soluționarea lor rapidă și eficientă.
  2. Gestionarea Sarcinilor
    • Creare și alocare: Managerii pot transforma sesizările în sarcini, fie manual, fie automat, și le pot aloca direct angajaților sau echipelor de teren. Alocarea automată se realizează pe baza unor reguli predefinite, cum ar fi prioritatea sau disponibilitatea angajaților.
    • Redistribuire automată: În cazul în care un angajat este indisponibil sau există întârzieri, sistemul poate redistribui sarcinile altor membri ai echipei, asigurând continuitatea și evitarea întârzierilor.
    • Monitorizare progres și termene limită: Managerii și angajații pot urmări progresul fiecărei sarcini în timp real, iar sistemul trimite notificări automate atunci când se apropie termenele limită, evitând astfel întârzierea rezolvării problemelor.
  3. Integrare cu Servicii Externe și Aplicații Mobile
    • Geocodare cu Nominatim: Sistemul utilizează servicii de geocodare și reverse-geocoding pentru a converti adresele în coordonate GPS precise și pentru a afișa locațiile exacte pe hărți interactive, oferind utilizatorilor informații clare și precise despre locul unde au fost raportate problemele.
    • Sincronizare cu aplicația mobilă: Platforma web se sincronizează în timp real cu aplicația mobilă pentru actualizări instantanee și notificări push, asigurând o comunicare fără întreruperi între toate dispozitivele.
  4. Notificări și Alerte Automate prin E-mail, Push și SMS
    • Notificări prin SMS: Implementarea SMS-urilor asigură că toate părțile implicate primesc alerte rapide și eficiente. Mesajele SMS sunt trimise pentru situații critice, cum ar fi alocarea unei sarcini noi, modificarea statusului unei sesizări, memento-uri pentru termene limită sau pentru reatribuirea sarcinilor. Aceasta garantează că toate informațiile importante sunt primite în timp real, indiferent de accesul utilizatorilor la internet.
    • Notificări prin e-mail și push: Utilizatorii primesc notificări automate pentru toate evenimentele relevante, inclusiv sesizări noi, alocarea sarcinilor și modificări de status. Sincronizarea între e-mail și notificările push garantează că toate informațiile sunt la îndemână, indiferent de dispozitivul utilizat.
  5. Sistem de Roluri și Gestionare a Accesului
    • Roluri configurabile și permisiuni: Sistemul permite configurarea flexibilă a rolurilor (cetățeni, angajați, manageri, administratori), cu setări personalizate de permisiuni pentru fiecare tip de utilizator. Aceasta asigură că fiecare persoană are acces doar la funcționalitățile și datele relevante pentru activitățile sale.
    • Control strict al accesului: Middleware-ul integrat verifică și gestionează drepturile de acces ale utilizatorilor, protejând datele sensibile și asigurând securitatea platformei.

Funcționalități Detaliate pe Roluri

Cetățean

Cetățenii pot utiliza platforma pentru a raporta și urmări problemele pe care le întâmpină, având acces la următoarele funcționalități:

  • Creare sesizări: Completarea unui formular simplu și intuitiv pentru raportarea problemelor. Cetățenii pot adăuga detalii specifice, atașa fișiere și selecta locația pe o hartă interactivă.
  • Monitorizarea sesizărilor: Toate sesizările trimise sunt accesibile printr-un dashboard interactiv, cu informații detaliate despre statusul și progresul lor.
  • Notificări instantanee: Cetățenii primesc notificări automate prin e-mail, push și SMS atunci când sesizările lor sunt actualizate sau rezolvate.

Angajat

Angajații au acces la funcționalități avansate pentru a gestiona sarcinile atribuite:

  • Vizualizare sarcini și statusuri: Sarcinile sunt afișate clar, cu toate detaliile importante (descriere, prioritate, termen limită), iar angajații pot actualiza statusul în timp real.
  • Sincronizare și notificări: Modificările efectuate de angajați sunt sincronizate instantaneu pe aplicația web și mobilă. Notificările SMS asigură că informațiile critice ajung rapid la destinatari.
  • Notificări pentru termene limită și modificări: Angajații primesc notificări automat atunci când o sarcină le este atribuită, când există modificări de status sau când se apropie termenul limită.

Manager

Managerii beneficiază de funcționalități complexe pentru a superviza și aloca sarcini, precum și pentru a analiza performanța echipelor:

  • Creare și alocare sarcini: Managerii pot crea sarcini direct din sesizările primite și le pot aloca manual sau automat angajaților, având control asupra priorității și termenelor limită.
  • Monitorizare progres și generare rapoarte: Dashboard-ul avansat permite monitorizarea sarcinilor și sesizărilor în timp real, iar managerii pot genera rapoarte detaliate în format PDF sau CSV pentru analiză ulterioară.
  • Configurare notificări și reguli de alocare: Managerii pot personaliza notificările pentru a primi alerte atunci când există schimbări semnificative și pot ajusta regulile de alocare automată pentru a optimiza distribuirea sarcinilor.

Admin

Administratorii gestionează configurările generale ale platformei și asigură securitatea acesteia:

  • Gestionare conturi și permisiuni: Creare și gestionare conturi pentru toți utilizatorii (cetățeni, angajați, manageri), cu setări de permisiuni specifice pentru fiecare tip de rol.
  • Configurare gateway SMS și notificări: Adminii pot configura serviciile SMS pentru a asigura livrarea promptă a mesajelor și pot ajusta tipurile și frecvențele de notificări pentru diferitele roluri.
  • Administrare setări generale: Configurarea opțiunilor de securitate, autentificare și integrare cu alte servicii externe, precum geocodare și sisteme de notificări.

Plan de Testare și Asigurare a Calității

Pentru a garanta funcționarea corectă și performanța optimă a platformei, sunt aplicate următoarele teste riguroase:

  1. Testare completă a funcționalităților: Teste pentru toate modulele și rolurile (cetățeni, angajați, manageri, administratori), acoperind fiecare scenariu de utilizare.
  2. Testare performanță și scalabilitate: Teste de încărcare pentru a evalua comportamentul platformei sub presiune (crearea simultană a sute de sesizări și sarcini), asigurând viteza de răspuns și stabilitatea.
  3. Testare securitate: Evaluarea măsurilor de protecție a datelor și gestionare a accesului, cu teste pentru autentificare, autorizare și criptare a datelor sensibile.
  4. Sincronizare și integrare: Verificarea integrării corecte cu serviciile externe (Nominatim pentru geocodare și SMS pentru notificări), pentru a asigura o comunicare eficientă și fără erori.

Beneficii pentru Organizații

  1. Eficiență sporită în gestionarea sesizărilor: Automatizarea proceselor de raportare și soluționare reduce timpul necesar pentru a adresa problemele raportate și îmbunătățește satisfacția cetățenilor.
  2. Transparență și vizibilitate: Toate părțile implicate pot urmări progresul sesizărilor și sarcinilor în timp real, având acces la informații clare și actualizate.
  3. Comunicare eficientă prin SMS, e-mail și push: Utilizatorii sunt notificați instantaneu despre orice modificare importantă, asigurând că toate părțile sunt informate și pot reacționa rapid.
  4. Sistem flexibil și configurabil: Soluția poate fi personalizată pentru a se potrivi nevoilor specifice ale fiecărei organizații, cu opțiuni variate de configurare a notificărilor și regulilor de alocare automată.

Pentru mai multe detalii sau pentru a solicita o demonstrație, vă rugăm să ne contactați prin formularul disponibil pe site.